「まどか楽会」第2回、スタッフ視点での感想と今後について

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9月3日にまどか楽会(madoka-gakkai.com)の第2回が行われました。今回は主宰ではないので、「行われました」という言い方の方が適切でしょう。しかし、第1回と異なり明確な主宰がいない中で、事前準備と当日の司会進行も含め実質的に主宰みたいなことをしていたので、今回のイベントを記事にまとめておく必要があると思った次第です。

この記事はあくまで運営スタッフの立場としてまとめたものであり、会の雰囲気を伝えるものではなく、反省点や引き続き行っていきたい点を記述し、スタッフに対しては今後の運営の参考になるよう、一般参加者に対しては今後どのような会になっていくかの方向性を示せればと言う意味合いのものです。スタッフ内でやりとりをしているグループウェア内に書こうかとも思ったのですが、そもそも主宰もスタッフも身内で固めるつもりはないので、一般公開記事として誰でも参照できる状態にしておきます。

参加者視点で見た感想は、六條院惟光さんによるブログ記事(love.ap.teacup.com)儚主さんによるレポート漫画(Twitter)をご覧ください。

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写真1:スライド発表の様子
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写真2:全員参加型プレゼンテーションの様子

参加人数

事前申し込み45名、キャンセル2名、当日飛び入り1名で、結果として44名の方にご参加いただきました(スタッフを含めた数字)。うち昼の部のみ参加の方が3名、夜の部のみ参加の方が2名です。

ちなみに前回(第1回)は29名でした。開催後に実施したアンケートで、参加されなかった方のうち「開催後に情報を知った」という方が3割ほどいらっしゃったことから、当時より認知度は上がっており、より多くの人が来るだろうと広い部屋を準備したのですが、ほぼ想定どおりの人数が集まりました。

きちんと統計を取ったわけではありませんが、会が始まった9月3日13時30分以降のTwitterタイムラインでの実況、感想ツイートは第1回の時より断然に多く、人数的にも内容的にもより盛り上がったものと思っています。

一方、スタッフの立場としてこの傾向は悩ましい面もあり、もし今後もこのペースで参加人数が増え続けた場合、以下のような問題が出てきます。

  • それだけの参加者を管理できるのか。当日のことはもちろん、参加受付、個別の質問に対するやりとりなどの、インターネットを使った事前準備だけでも自分を含めスタッフにかなりの負担になっている。

  • 部屋の確保をどうするか。安価で借りられる公共施設の会議室は、定員50人を超える部屋は少ない。企業が運営する会議室を借りることになるだろうが、貸出料は高く、参加費に影響してくる(1,000円を超えるかもしれない)。その代わり電源やWi-Fiを提供できるなど、設備面では今より良くなるだろう。

  • 参加者が増える = 発表希望者も比例して増えると予測されるが、現状でも時間が足りないのですべての発表を受け入れるわけにはいかなくなる。

というわけで、今後はより大規模な会になるかもしれませんし、逆に参加者や発表者を先着や抽選制にして絞った会を開催する可能性もあり得ます。まあ次の主宰はがんばって、ということで(他人事)。

時間配分

第1回の時にかなり時間が押してしまい、開催後アンケートでも多くのお叱りを受けました。その反省を踏まえて余裕を持ったタイムテーブルにしたつもりでしたが、開始時間や自己紹介まではおおむね遅延なく進めたものの、発表や討論になるとやはり今回もオーバー気味で後半の発表時間を削らざるを得なくなりました。

本来は、進行を勤めた私がひとつの発表が長くなりすぎないよう調整する必要があったのですが、一部の順序を当日判断で入れ替えるに際して勘違いをしてしまい(始まっていない発表を終わったものと誤認識)、まだ余裕があると思って調整を怠ったのがいちばんの原因でした。途中で別のスタッフより指摘を受けて巻き返しを図ったのですが、結果として後半の発表者には時間短縮をお願いする形となり、申し訳なく思います。

これについてはより余裕のあるスケジュールにすることはもちろんですが、このようなヒューマンエラーはどうやっても避けられない面もあるため(自分が言うと言い訳に聞こえますが)、やばいと思ったらすぐ進行係に報告するようにするなど、スタッフ間での連絡体制を整える必要もあると感じました。

レイアウト

第1回では机配置はコの字型にしました。これは参加者がお互いの顔を見られるようにと言う意味合いだったのですが、今回は全員がスクリーンを向く形、すなわち学校の授業や勉強会セミナー形式のような配置となりました。実はこれは意図したものではなく、コの字型にするつもりが部屋が想定より狭く、人数的にできなかったという事情があります。

今回は自由討論の時間も設けたため、より参加者同士の顔が見える必要があったのですが、結果としてそのようにはできませんでした。

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写真3:会場後方から見た様子

夜の部と夕食

今回は、夜間まで会場を抑え、後半は「夜の部」として食事をとりつつの開催となりました。

まず、弁当の注文を任意に選ばせたのは失敗でした。あまりにも種類が多く、配布に時間が掛かってしまったからです。人によって食べる量やアレルギー、好き嫌いなどがあるので、一律にはしたくなかったのですが、数種類に絞るか、1種類に絞ったうえでダメな方は各自で用意していただく方式の方が良かったですね。

一方で、13:30~21:45まで7時間15分もの長丁場になることについては不安もあったのですが、結果としては発言が止むことはなく、むしろ時間が足りなかったくらいだったので、今後も可能なら夜まで確保した方が良いのではと思いました。

発表と自由討論

ここまで、どちらかというと反省点を多く記してきましたが、発表に関しては全体的に前回より盛り上がったのではないかと思います。

また、テーマ「コンセプトムービー」に関する自由討論の時間を設けましたが、ファンの方々が作成された考察記事やpixiv等にアップされた模写イラストをスクリーンに投影しつつ、参加者の方々から発言が止むことがありませんでした。

一方で、楽会の形式としてはこのような発表や討論に限るつもりはありません。映像を視聴する会など、これまでとは大きく違う形式での開催もあり得るでしょう。

次回以降

第3回以降について、日時やテーマなど具体的なことは決まっておりません。夜の部の最後で、近々関西地方での開催をすることを発表しましたが、これが第3回としてなのか、第4回以降なのかも未定です。これについては決まり次第、公式サイト(madoka-gakkai.com)で告知が行われるはずです。

そもそも冒頭で発起人からも話がありましたが、主催や運営スタッフは固定ではないので、これまでの中心メンバーが引き続き第3回以降について決定をし、主導していくとも限りません。事実、関西開催で中心となって動く予定のメンバーのうち、一人は第1回時点では一般参加者、もう一人は第1回、第2回とも参加をされていない方です。さて、どんな感じになるのでしょうか(やはり他人事)。

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